香港公证人重大新规：2026年起，内地公司董事决议公证将迎来巨变！

近日，中国委托公证人协会有限公司发出第1599号通告，针对“获授权人士”签署书面确认的适用方式作出重大修订，并进一步加强公司董事／股东决议类公证的审查标准。

新规自2026年3月20日起即时生效，旨在打击不法分子利用制度漏洞骗取公證文书的违法行为，维护委托公证制度的权威与安全。

受新规影响，除特定豁免机构外，所有公司办理《公司董事／股东决议证明》及涉及授权／决议类公证文书时，原先可通过“获授权人士”代签确认的弹性安排已被严格收紧。实践中，绝大多数公司董事决议公证的签署方式将变更为：董事本人必须亲自前往香港，在中国委托公证人面前完成面签。以下结合最新面签规则，为各位整理核心变化及办理指引。

政策背景速览

2025年起，有不法分子假冒国企／央企在香港设立公司，通过“获授权人士”签署书面确认的方式骗取《公司董事决议证明》等公證文书，甚至出现同一人多次代理不同涉案公司的情况。为从源头堵塞风险，协会与中国法律服务(香港)有限公司（“中法”）一致同意修订指引，收紧非董事本人的签署路径，全面强化实质核验。

一、新规核心：谁还能用“获授权人士”签署？

根据通告第1599号，允许“获授权人士”在委托公证人面前签署书面确认（作为审查公司决议真实性及有效性的方式）仅限以下五类机构，且该“获授权人士”必须为该机构的受僱职员，并载明职衔：

• 香港法定机构
• 香港持牌银行
• 香港持牌保险公司
• 香港持牌证券公司
• 香港交易所的上市公司

五类机构以外的所有其他公司／机构，如拟采用“获授权人士”签署书面确认的方式办理董事／股东决议文件公证（包括《公司董事／股东决议证明》《委托(授权)书》等），必须事先致函中国法律服务(香港)有限公司提出申请，充分说明理由及实际需要，并提交审查步骤，经中法及协会双方共同审议批准后方可办理。该路径门槛极高，且仅属例外情形。

结论：对绝大多数内地背景的香港公司及非豁免商业机构而言，今后办理董事决议、股东决议类公证，已无法再委派非董事的“获授权人士”代签。董事本人必须亲赴香港中环，在委托公证人面前完成面签，并提供身份核验及公司印章。

二、董事面签新规 · 办理操作指引

配合上述通告，董事决议公证的面签规则已全面更新。请各申请人及公司客户务必遵循以下流程，避免文件被拒或延误：

1. 文件草稿确认

承办单位将按照最新公證文书格式及协会要求，预先起草《公司董事决议证明》或相关决议文件。下单前会明确提示：“董事本人”必须亲自来港签署。草稿经确认无误后，方可预约面签时段。

2. 身份证明文件提供及核验

办理前：请提供董事有效身份证复印件（正反面）或护照（根据公司注册登记情况而定）；

面签当日：董事必须携带身份证件原件（身份证/护照）到场，由委托公证人现场核验，确保人证一致，并留存核验记录。

提示：若董事为内地居民，建议同时携带港澳通行证及有效签注，以备入境核验。

3. 面签安排 · 时间与地点

面签地点：香港（委托公证人指定办公室）

面签方式：董事本人亲自到场，在中国委托公证人面前完成文件签署，不得远程视频或委托他人代办。

面签时间：需提前预约，因近期预约需求集中，建议至少提前5～7个工作日安排行程。具体日期及时间将以书面方式通知。

4. 公司印章 · 必须携带

面签当日，董事须一并携带公司印章（小圆章或长条章均可）。未带公司印章，将无法完成签署程序，公證文书将不予出具。印章用于在决议文书及面签记录表上盖印确认，缺一不可。

三、不受影响的业务类型（暂维持原状）

根据协会及中法的指引，以下两类业务暂不受本次政策调整影响，但仍建议提前与委托公证人确认最新细节：

• “资料状况证明”（例如公司存续证明、注册证书等纯资料性公证）
• “半套办理”相关业务（依既有程序操作）

需要注意的是，若半套业务中涉及董事决议或授权文件的签署，仍需参照新规处理。如有任何疑问，建议在启动前咨询办理机构。

特别提醒：中国委托公证人协会通告第1599号同时强调，委託公證人办理涉及“获授权人士”签署确认的公证文书时，须严格遵守新指引。如不符合豁免条件又未经中法及协会共同批准，公證文书将无法转递及使用。请各企业及董事高度重视，切勿尝试以虚假代表或未授权人员办理，避免造成法律风险及经济损失。

四、为什么收紧？——保障委托公证制度安全

以往出于服务便利考虑，允许确有困难无法亲临的董事通过“获授权人士”签署书面确认，但近年发现该弹性机制被不法分子利用：伪造公司董事、委派同一人多次代办不同可疑公司、骗取公證文书用于非法融资或假冒央企背景。因此，协会及中法一致决定堵截漏洞，要求实质签署人（董事／股东）回归当面签署原则，并加强身份核验与印章管理，从源头守护公證文书的真实性。

此次新规不仅适用于《公司董事决议证明》，同时覆盖《股东决议证明》《委托(授权)书》等涉及公司意志的关键文书，确保每一次公证都经得起司法部及内地用证部门的严格审查。

五、给企业的实务建议

提前规划行程：涉及香港公司董事决议公证，请提前协调董事时间，预留赴港面签及预约窗口，避免因董事无法到场导致交易延误。

准备材料清单：董事有效身份证件原件、公司印章（小圆章/长条章）、公司章程及董事会决议草稿（如需）。建议面签前与委托公证人复核文件格式。

特殊情况处理：如确实属于“五类豁免机构”且需启用“获授权人士”签署，请提前备好受雇证明及职衔文件。其他企业原则上无法绕过董事面签，不建议尝试未获批准的授权人士路径。

留意“半套”及资料证明例外：若仅为调档证明、公司基本资料公证等，仍可按原有简易流程办理，但需与经办律师确认不涉及决议签字。

政策原文依据：

《中国委托公证人协会有限公司通告第1599号》——关于修订“获授权人士”签署书面确认的适用方式及跟进通告第1150及1401号（2026年3月20日发出，即时生效）。抄送：司法部律师工作局、中国法律服务(香港)有限公司。

六、常见问题速答

Q：所有董事都必须赴港吗？还是仅需一名代表董事？ A：新规要求涉及公司决议公证的相关签署董事（即决议文件上列明的董事或决议授权签署人）均应亲自到场面签。如果董事会决议由两名董事通过并签署，则两位董事均需到场面签并核验身份。具体根据决议签署安排确定。

Q：如董事因特殊原因无法赴港，可否申请“获授权人士”方式？ A：若非上述五类机构，必须事先向“中法”及协会提交书面申请并获联合批准，流程严格且审批周期不确定，建议优先安排董事亲赴香港办理，避免影响时效。

Q：面签是否需要携带公司长条章（签名章）？小圆章可以吗？ A：小圆章（公司原子章）或长条章均可，但需确保印章名称与公司注册名称一致，无严重磨损。面签现场由委托公证人见证加盖印章，作为公司确认文件的重要凭证。

Q：“资料状况证明”完全不受影响，是否包含《公司资料（状况）证明》全套？ A：是的，纯资料性证明（如董事名册、股东名册、周年申报表等）无需涉及决议签署，暂未受新规约束。但若该证明需要背书公司决议内容则另议。

重要提醒：新规自2026年3月20日起即时生效，目前协会及中法已通知全体会员委托公证人严格执行。请计划办理香港公司董事决议公证的企业务必遵从董事亲签、携带印章、身份核验三项核心要求，避免文件被退回或延误用证。如需预约面签或进一步咨询，请尽快与您的委托公证人／专业顾问联系，合理安排时间。

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